Business Process Management - Σχεδιασμός Διαδικασιών

Γιατί το Business Process Management (BPM) είναι τόσο σημαντικό ; Πως θα βοηθήσει μια επιχείρηση στην ανάπτυξη της και γιατί αποτελεί στρατηγικό πυλώνα; Πως συνδέεται και αλληλεπιδρά με τα ήδη υπάρχοντα συστήματα μας ;

Με λίγα λόγια, αναφερόμαστε στη διαρκή προσπάθεια μείωσης του κόστους της επιχείρησης μας και της βελτίωσης της ποιότητας των υπηρεσιών & των προϊόντων μας. Άλλωστε, λίγο ή πολύ, όλοι έχουμε αναρωτηθεί εάν κάποιες από τις ενέργειες που εκτελούμε είναι χρονοβόρες και εάν τελικά η εκτέλεση τους εμποδίζει άλλες σημαντικότερες από το να υλοποιηθούν σωστά (πχ. Πως θα έχω το ίδιο αποτέλεσμα απασχολώντας το 50% των πόρων μου; )

Η κρίσιμη και βασική διαπίστωση στα παραπάνω ερωτήματα είναι να έχουμε κατανοήσει, πρώτα απ’ όλα, πως κάτι στην επιχείρηση μας δεν προχωράει τόσο αποτελεσματικά όσο θα θέλαμε. Από τη στιγμή που θα αποκτήσουμε τη γνώση αυτή, το επόμενο ερώτημα που μας έρχεται σχεδόν αυτόματα είναι το εξής : Τι μπορούμε να  κάνουμε για να το διορθώσουμε αυτό ;

Η απάντηση ίσως είναι πιο απλή από αυτή που φαντάζεται κάποιος. Μπορεί να πηγαίνει το μυαλό μας σε εξελιγμένα πληροφοριακά συστήματα & προγράμματα τελευταίας τεχνολογίας ή ακόμα και στην ανάπτυξη νέων προϊόντων & υπηρεσιών. Όμως, το σίγουρο είναι πως αν δεν φροντίσουμε να σχεδιάσουμε σωστά τις επιχειρησιακές μας διαδικασίες, τότε όλα τα παραπάνω μάλλον θα παραμείνουν στο πεδίο της υψηλής θεωρίας και θα είναι ανεκτέλεστες ή ελλιπείς ιδέες που δεν παράγουν ικανοποιητικά αποτελέσματα.

Αυτό εξηγεί εν μέρει γιατί πολλές φορές συναντάμε το ίδιο φαινόμενο στην αγορά, από πελάτες που υιοθέτησαν ένα νέο σύστημα λογισμικού το οποίο όμως δεν κατάφερε να ανταποκριθεί στην προσδοκία που είχαν όταν πραγματοποίησαν την επένδυση ή αντιμετώπισαν πολλά προβλήματα στην λειτουργία του.

Κάπως έτσι θα σκέφτηκε και ο Henry Ford όταν προσέλαβε τον Frederick Taylor για να βρει τρόπους να βελτιώσει και να επιταχύνει την παραγωγή αυτοκινήτων ώστε να μειωθεί το συνολικό κόστος. Αν και η συνέχεια της ιστορίας είναι γνωστή, εμείς θα επικεντρωθούμε στις κινήσεις του Taylor που άλλαξαν ουσιαστικά τον τρόπο λειτουργίας και σκέψης του management παγκοσμίως και τελικά οδήγησαν διαδοχικά στην ανάπτυξη του Business Process Management (BPM).

Τι ακριβώς έκανε όμως ο Taylor ? Έβγαλε κάποιο μαγικό ραβδί; Ψέλλισε μήπως τίποτα ακατανόητες λέξεις; Άρχισε να επικαλείται τα αρχαία πνεύματα; Προφανώς και όχι. Απλώς άλλαξε τον τρόπο οργάνωσης και διαχείρισης των εργασιών. Αφού πρώτα παρατήρησε ενδελεχώς τους εργάτες, κατέγραψε τον τρόπο με τον οποίο εκτελούνταν οι εργασίες και σχεδίασε πρότυπα οργάνωσης και ελέγχου των διαδικασιών.

“Ας έρθουμε όμως στο σήμερα. Σε ποιες διαδικασίες αναφερόμαστε; Τι είναι αυτό που πρέπει να μας απασχολήσει;”

Τι πετυχαίνουμε όμως με όλα αυτά ; Μήπως απλώς χάνουμε το χρόνο μας και την ενέργεια μας; Άλλωστε, ένα σύγχρονο πληροφοριακό σύστημα CRM – ERP ή ένα Project Management Tool (Jira – Asana – Basecamp) δεν θα μας φέρει τα αναμενόμενα αποτελέσματα ;

Βεβαίως, ΟΛΑ τα παραπάνω αποτελούν πολύτιμα εργαλεία για τις επιχειρήσεις & δημιουργούν πολλαπλές συνέργιες, αλλά αν δεν σχεδιάσουμε λεπτομερώς τα βήματα που θα κάνουμε και αν δεν έχουμε μια δομημένη προσέγγιση στις επιχειρησιακές μας δομές τότε δεν θα καταφέρουμε να βελτιωθούμε και να δημιουργήσουμε ανταγωνιστικό πλεονέκτημα για την επιχείρηση μας.

Πλέον, οποιαδήποτε εταιρική διαδικασία μπορεί να αποτυπωθεί σε ένα πληροφοριακό σύστημα (logistics, support, συνεργάτες εν κινήσει). Είναι απαραίτητο οι διαδικασίες να επανασχεδιάζονται μερικά ή συνολικά όταν αποφασίζουμε να υλοποιήσουμε ένα σύστημα ERP. Δεν είναι λίγες οι φορές άλλωστε που ένα σύγχρονο σύστημα προτείνει αυτό που ονομάζουμε βέλτιστες επιχειρηματικές πρακτικές (Best Practises).