Αυτοματοποιημένο σύστημα ελέγχου ποιότητας για επιθεωρήσεις πλοίων (ArchimidesInfo)

Άρης Αρβανιτάκης (Ιδιοκτήτης): “Η υλοποίηση της συγκεκριμένης εφαρμογής αποτελούσε στόχο και όραμα της διοίκησης. Το έργο του οργανισμού απαιτεί υψηλή εξειδίκευση με αποτέλεσμα κανένα πακέτο έτοιμου – έστω και παραμετροποιημένου λογισμικού – δεν μπορούσε να καλύψει τις ανάγκες μας. Σε παγκόσμια κλίμακα, οι εταιρείες που παρέχουν ανάλογες υπηρεσίες αριθμούν σε μερικές 10άδες με αποτέλεσμα να μην υπάρχουν πλατφόρμες εμπορικά διαθέσιμες, οπότε η custom λύση ήταν μονόδρομος. Ανάλογες πλατφόρμες σαν αυτή διαθέτουν λίγες πολυεθνικές εταιρίες – κολοσσοί και αυτό καθιστά το επίτευγμα της Synectics ακόμη σημαντικότερο. Υπήρχε εξαρχής μια μεγάλη δυσκολία στο να γίνει κατανοητό το businessmodel του οργανισμού λόγω της εξαιρετικής πολυπλοκότητας σε όλα τα στάδια διεργασιών. Από τη στιγμή που ξεπεράστηκε αυτή η δυσκολία όλα κύλησαν ομαλότερα. Ο οργανισμός ακολουθεί και υλοποιεί τον κανονισμό περί Αναγνωρισμένων Οργανισμών του Διεθνούς Ναυτιλιακού Οργανισμού – που αποτελεί και εθνική νομοθεσία – κι όλο αυτό γίνεται στο διαχειριστικό πλαίσιο του ISO 17020 για ανεξάρτητους φορείς επιθεωρήσεων. Οι διαχειριστικές μας δυνατότητες, ο ποιοτικός έλεγχος, η πλήρης ψηφιοποίηση των υπηρεσιών μας, η εκτίμηση κινδύνου, η διαχείριση των επιθεωρήσεων και η καταγραφή των αποτελεσμάτων τους πέρασαν τη δουλειά του οργανισμού κυριολεκτικά σε άλλο επίπεδο. Η Synectics έκανε εξαιρετική δουλειά η οποία συνεχώς βελτιώνεται καθώς είναι γνωστό ότι «εχθρός του καλού είναι το καλύτερο! “

H εταιρία Φοίνιξ Νηογνώμων Α.Ε.  

Ο Φοίνιξ Νηογνώμων Α.Ε. ή αλλιώς Phoenix Register of Shipping S.A (PHRS) είναι Οργανισμός επιθεώρησης και κατάταξης πλοίων σε κλάση και έκδοσης κυβερνητικών πιστοποιητικών αξιοπλοΐας από τα κράτη που τον έχουν εξουσιοδοτήσει για αυτόν τον σκοπό.  Ιδρύθηκε πριν από δύο δεκαετίες στον Πειραιά, όπου μέχρι και σήμερα λειτουργούν τα κεντρικά του γραφεία, ενώ υποκαταστήματα του λειτουργούν σε διάφορες χώρες και σε επιλεγμένα σημεία της Ελλάδας, προσφέροντας, σε συνδυασμό με τους επιθεωρητές του κεντρικού γραφείου, παγκόσμια κάλυψη. Ο Οργανισμός κάνοντας χρήση της έξυπνης τεχνολογίας και της υφιστάμενης τεχνογνωσίας και εμπειρίας του, παρέχει πλήρες φάσμα νηογνωμονικών υπηρεσιών καλύπτοντας το σύνολο των αναγκών της ναυτιλιακής κοινότητας.

Ο Οργανισμός, απασχολώντας συνολικό προσωπικό 130 ατόμων στην Ελλάδα και στο εξωτερικό, καταγράφει μια σταθερή, ανοδική και αναπτυξιακή πορεία τα τελευταία χρόνια, με σημαντικό αριθμό αναγνωρίσεων από διεθνείς ναυτιλιακές αρχές κρατών μελών του Διεθνούς Ναυτιλιακού Οργανισμού (IMO). Ενδεικτικά, παρακολουθεί συνολικό στόλο 7.408.859 DWT, με 3300 πλοία και σκάφη αναψυχής με Ελληνική σημαία καθώς και περίπου 500 πλοία με διάφορες σημαίες. Τα πιο χαρακτηριστικά παραδείγματα της διαρκούς ποιοτικής αναπτυξιακής πορείας είναι η αναγνώριση από την Ελληνική σημαία το 2015 και η διαρκής βελτίωση στην αξιολόγηση του Paris MoU, όπου το 2018 έφερε τον Οργανισμό στην κατηγορία High Performance ανάμεσα σε Νηογνώμονες μέλη του IACS, αποτελώντας ιστορικό γεγονός καθώς ο Φοίνικας είναι ο πρώτος ελληνικός νηογνώμονας που κατακτά μια τέτοια θέση.

Ο Φοίνιξ Νηογνώμων Α.Ε. έχει δώσει μεγάλη σημασία στην τεχνολογική υποδομή  και την καινοτομία.

Προκλήσεις

Η εταιρία Φοίνιξ Νηογνώμων Α.Ε. ανέθεσε το σχεδιασμό και την υλοποίηση στην εταιρία πληροφορικής SYNECTICS, ενός καινοτόμου έργου για την δημιουργία μιας πλατφόρμας συμβατό και tablets, με σκοπό τη χρήση στοιχείων της βάσης δεδομένων της εταιρίας κατά τη διάρκεια ελέγχου ποιότητας των πλοίων. Ο κλάδος της επιθεώρησης των πλοίων είναι αρκετά απαιτητικός, με μεγάλη γραφειοκρατία και σοβαρή υπευθυνότητα. Η πλατφόρμα της Synectics αναγνωρίζει την ιδιαιτερότητα του κλάδου και δύναται να δώσει λύσεις.

Σκοπός του έργου

Η πλατφόρμα ArchimidesInfo έχει ως σκοπό τη συλλογή στοιχείων των πλοίων σε ένα database με τα τεχνικά τους χαρακτηριστικά, παρακάμπτοντας την ατελέσφορη γραφειοκρατία και επιτυγχάνοντας τη μείωση του χρόνου των εργασιών, περιορίζοντας τα περιθώρια λάθους. Η εφαρμογή συνδυάζοντας τα παραπάνω χαρακτηριστικά με ένα user friendly environment, εύκολο στη χρήση και στην καταχώρηση στοιχείων στο database, με στόχο

• Την αύξηση της αποτελεσματικότητας των επιθεωρητών
• Την εξάλειψη σφαλμάτων κατά την εισαγωγή στοιχείων επιθεώρησης κατά 50%
• Τον ταχύτερο έλεγχο και την μείωση του κόστους κατά 20%
• Την αύξηση του αριθμού ημερήσιων ελέγχων κατά 10%
• Την εξάλειψη της γραφειοκρατίας και την μείωση του χρόνου κατά 10%

Λειτουργίες – Συνοπτικά:

Η πλατφόρμα παρέχει τις ακόλουθες λειτουργίες:

• Contacts Management – ενέργειες
• Δυνατότητα παρακολούθησης ολόκληρου του κυκλώματος των επιθεωρήσεων
• Παρακολούθηση των προγραμματισμένων ραντεβού επιθεωρήσεων
• Συγκεντρωτική εικόνα των επιθεωρήσεων που έχουν πραγματοποιηθεί ή/και πρόκειται να πραγματοποιηθούν
• Παρακολούθηση των τεχνικών ελέγχων
• Συγκεντρωτικές πληροφορίες σχετικά με τις προδιαγραφές των πιστοποιητικών
• Καταγραφή παρατηρήσεων
• Άμεση και απευθείας εισαγωγή των στοιχείων στο database μέσω ενός user friendly environment
• Χρήση της εφαρμογής από οποιαδήποτε σημείο βρίσκεται το πλοίο κατά την επιθεώρηση

Σημαντικό προτέρημα της εν λόγω εφαρμογής είναι  η διασύνδεση του εκάστοτε επιθεωρητή που καλείται να ελέγξει το πλοίο, η ενημέρωση του σε πραγματικό χρόνο χωρίς περιττές επικοινωνίες και η ανατροφοδότηση του πίσω στο database των ευρημάτων του.

Καινοτομία

Ειδικότερα τα καινοτόμα του χαρακτηριστικά συνίστανται συνοπτικά στα παρακάτω:

• Διασύνδεση με ERP
• Δημιουργία custom template για την προετοιμασία και έκδοση πιστοποιητικών
• Δημιουργία δυναμικών πινάκων με δεδομένα
• Δυνατότητα εξαγωγής στατιστικών αναφορών
• Workflow με διαβαθμισμένη πρόσβαση

Συνοπτικά Οφέλη:
Αύξηση της αποτελεσματικότητας των επιθεωρητών

• Μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα και βελτίωση της επίτευξης των στόχων τους.
• Πλήρη εικόνα για τα τεχνικά χαρακτηριστικά των πλοίων σε άμεσο και πραγματικό χρόνο
• Βελτίωση επικοινωνίας με το back office της επιχείρησης

Αύξηση του βαθμού εξυπηρέτησης των πελατών

• Εξάλειψη σφαλμάτων κατά την εισαγωγή στοιχείων επιθεώρησης με ποσοστό άνω του 80%
• Ταχύτερος έλεγχος, μειώνοντας παράλληλα τα εργατικά κόστη κατά 50%

Αύξηση της παραγωγικότητας και ευελιξίας

• Βελτίωση της εξωστρέφειας της επιχείρησης
• Γρηγορότερη προετοιμασία ελέγχων
• Αύξηση του αριθμού των ημερήσιων ελέγχων έως και 30%
• Άμεση αντίδραση σε επείγουσες καταστάσεις
• Αύξηση πιστότητας πελατών

Ποιοτική αναβάθμιση των εκτελούμενων εργασιών

• Σημαντική μείωση χρόνου, λόγω εξάλειψης της γραφειοκρατίας έως και 30%
• Κατάργηση καταχώρησης τεχνικών και λοιπών στοιχείων χειρόγραφα ή με email με ποσοστό άνω του 90%, καθώς όλη η διαδικασία είναι αυτοματοποιημένη
• Συντονισμός εργασιών, εργαζομένων
• Εξαγωγή στατιστικών ανά πλοίο ή επιθεωρητή σε excel
• Βελτίωση ροής πληροφοριών και διαδικασιών συνολικά κατά 80%
• Ακριβής και συνεχής πληροφόρηση σε πραγματικό χρόνο
• Προβολή αριθμοδεικτών (KPI), καταγραφή λαθών, απόκριση σε κάθε βήμα εξυπηρέτησης του πελάτη
• Μείωση ποινικής ευθύνης από ανθρώπινο λάθος