Οδηγός για επιτυχημένα meetings
Οδηγός για επιτυχημένα meetings
Ένα business meeting με ελλιπή σχεδιασμό οδηγεί σε μαύρη τρύπα στο χρόνο, σε ατελέσφορες συζητήσεις και δύναται να μειώσει αισθητά την παραγωγικότητα της ομάδας.
Ο οδηγός για επιτυχημένα meetings περικλείει κάποια best practises που θα μπορούσατε να προσαρμόσετε στην εταιρική σας κουλτούρα:
- Μειώστε τα μη αναγκαία meetings βρίσκοντας εναλλακτικούς τρόπους να επικοινωνήσετε το μήνυμα σας. Αν πρόκειται για review κάποιου project ή για να μοιραστείτε κάποιες πληροφορίες εσωτερικά, σκεφτείτε να στείλετε e-mail ή κάποια άλλη γραπτή επικοινωνία. Η ομάδα σας θα έχει το χρόνο να επεξεργαστεί τα δεδομένα με πιο παραγωγικό τρόπο.
- Αν δεν είστε βέβαιοι για το αν μια συνάντηση είναι αναγκαία, αναρωτηθείτε: Χρειάζομαι όντως το input άλλων μελών της ομάδας για τη λήψη απόφασης ή για βοήθεια στο συγκεκριμένο θέμα?
- Δημιουργήστε μια εταιρική κουλτούρα όπου τα meetings έχουν αξία και σεβασμό. Μην επιτρέπετε σε μέλη της ομάδας να είναι συνεχώς αργοπορημένα ή μη προετοιμασμένα για τη συνάντηση. Σε αυτές τις περιπτώσεις όλα τα μέλη αναλώνονται σε ατελέσφορες συζητήσεις.
- Φροντίστε να έχετε αποστείλει την agenda της συνάντησης στα εμπλεκόμενα μέλη ώστε να μπορούν όλοι να είναι καλά προετοιμασμένοι. Μόνο τα απαραίτητα μέλη της ομάδας πρέπει να συμμετέχουν στη συνάντηση και αναθέστε σε κάποιον συμμετέχοντα να κρατάει σημειώσεις.
- Αν συμμετέχετε σε πολλά meetings, επιβεβαιώστε ότι η παρουσία σας είναι απαραίτητη. Ίσως κάποιο άλλο μέλος της ομάδας σας είναι καταλληλότερο να συμμετάσχει.
- Οι απαιτητικοί ρυθμοί στο εργασιακό περιβάλλον, κάποιες φορές απαιτούν last‑minute meetings αλλά σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να αποτελούν τον κανόνα. Μην πραγματοποιείτε τις συναντήσεις σας εκτός του ωραρίου γραφείου -εκτός αν είναι πραγματικά ανάγκη.
- Όταν μια συνάντηση αφορά τη λύση προβλήματος, ξεκινήστε με brainstorming για να γίνετε πιο δημιουργικοί, γράψτε τις ιδέες της ομάδας σε κάποιον πίνακα και μην λογοκρίνετε καμία άποψη. Όταν όλοι οι συμμετέχοντες θα έχουν εκφράσει την άποψη τους, μπορείτε να αποφασίσετε ποιες ιδέες θα σας οδηγήσουν στη λύση του προβλήματος.
- Φροντίστε να υπάρχει θετική ατμόσφαιρα στις συναντήσεις σας. Αποφύγετε να ασκήσετε κριτική στους συμμετέχοντες. Αν κάποιος από την ομάδα ανεβάσει τόνους, φροντίστε με ευγενή τρόπο να τον επαναφέρετε σε τάξη.
- Για να εξασφαλίσετε ότι οι συναντήσεις σας δεν θα είναι χρονοβόρες, παραδώστε στους συμμετέχοντες σύντομες σημειώσεις και όχι μακροσκελή κείμενα που θα πρέπει να μελετήσουν την ώρα της συνάντησης.
- Για να αποφύγετε κάποιος συμμετέχοντας να μονοπωλήσει το meeting, φροντίστε να έχουν όλοι κάποιον προτεινόμενο χρόνο να αναπτύξουν τα επιχειρήματα τους.
- όταν φτάνετε σε αδιέξοδο σε μια στο θέμα μιας συνάντησης, συνεχίστε. Μην κολλάτε σε ένα θέμα επειδή δεν μπορείτε να καταλήξετε σε ομοφωνία, προχωρήστε στο επόμενο θέμα και μπορείτε να επανέλθετε σε επόμενη συνάντηση.
- Ολοκληρώστε τη συνάντηση με ένα πλάνο ενεργειών. Εξασφαλίστε ότι όλοι γνωρίζουν τι αναμένεται από τον κάθε συμμετέχοντα.
και μην ξεχνάτε ότι μπορείτε να βρείτε δημιουργικούς και όμορφους τρόπους για να φροντίσετε ότι όλοι θα ακολουθούν τους παραπάνω κανόνες.
