Ηλεκτρονική Τιμολόγηση: Όλα όσα Θέλετε να Γνωρίζετε

30 Μαρ

Ηλεκτρονική Τιμολόγηση: Όλα όσα Θέλετε να Γνωρίζετε

• Θανάσης Μάστορας
• Tags: online τιμολόγηση, ηλεκτρονική τιμολόγηση, ηλεκτρονική υπογραφη, μηχανογράφηση, προγραμμα εκδοσησ τιμολογιων, προγραμμα τιμολογιων, τιμολογηση

Ηλεκτρονική Τιμολόγηση: Όλα όσα Θέλετε να Γνωρίζετε

 

 

Η ανάπτυξη του ηλεκτρονικού εμπορίου και η ευρεία χρήση του Διαδικτύου απαιτεί τη δημιουργία νομικού πλαισίου για τη χρησιμοποίηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης το οποίο θα επιτρέπει τη δυνατότητα διενέργειας ελέγχου από τις φορολογικές αρχές.

 

 

Η Ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι η εξελιγμένη διαδικασία τιμολόγησης που εφαρμόζεται στις εμπορικές συναλλαγές και είναι πλήρως αποδεκτή μέθοδος η οποία έχει ενταχθεί στην Ελληνική φορολογική νομοθεσία κατ’ εφαρμογή κοινοτικών οδηγιών. Ως ηλεκτρονικό τιμολόγιο, συμπεριλαμβανομένου του στοιχείου λιανικής πώλησης, είναι οποιοδήποτε τιμολόγιο περιέχει τις πληροφορίες που απαιτούνται από τον Ν.4308/2014 και το οποίο έχει εκδοθεί και ληφθεί σε ηλεκτρονική μορφή.

 

 

Για την εφαρμογή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης έχουν εκδοθεί α) η οδηγία 2001/115/ΕΚ του Συμβουλίου της 20ης Δεκεμβρίου του 2001 που αναφέρεται στην τροποποίηση της οδηγίας 77/388/ΕΟΚ και στόχευε στην απλοποίηση, τον εκσυγχρονισμό και την εναρμόνιση των όρων που επιβάλλονται στην τιμολόγηση, β) η οδηγία 2006/112/EK, η οποία τροποποιήθηκε με την οδηγία 2010/45/EE σχετικά με το κοινοτικό σύστημα ΦΠA.

Οι ανωτέρω διατάξεις άρχισαν να ενσωματώνονται στην Ελληνική Νομοθεσία από το 2004, Άρθρο 18Α του ΠΔ 186/1992 (ΚΒΣ) , προσαρμοζόμενες στην ελληνική οικονομική πραγματικότητα. Οι διατάξεις αυτές επαναλαμβάνονται και στον ΚΦΑΣ, Ν. 4093/2012 και στο Ν.4308/2014 Ελληνικά Λογιστικά πρότυπα.

 

Για να χαρακτηρισθεί ένα τιμολόγιο ως ηλεκτρονικό θα πρέπει να συντρέχουν αθροιστικά τα παρακάτω:

• Να περιέχει τις πληροφορίες που απαιτούνται: με τον όρο αυτό εννοούνται τα δεδομένα των αντισυμβαλλομένων και του αντικειμένου της συναλλαγής (στοιχεία εκδότη & πελάτη, τα είδη που μεταβιβάζονται ή οι υπηρεσίες που παρέχονται) Περιλαμβάνει τις πληροφορίες που προβλέπονται από το άρθρο 9 των ΕΛΠ.
• Να εκδοθεί και να ληφθεί σε ηλεκτρονική μορφή: Η ηλεκτρονική μορφή αποφασίζεται από τον εκδότη και δεν είναι αυστηρά προκαθορισμένη όπως προκύπτει σύμφωνα με το άρθρο 218 της οδηγίας 2006/112/ΕΚ «Για την εφαρμογή της παρούσας οδηγίας, τα κράτη μέλη αποδέχονται ως τιμολόγια όλα τα έγγραφα ή μηνύματα σε χαρτί ή με ηλεκτρονική μορφή τα οποία πληρούν τους όρους που καθορίζονται από το παρόν κεφάλαιο».
  Προσοχή: όλα τα τιμολόγια που δημιουργούνται με ηλεκτρονικά μέσα δεν θεωρούνται ως ηλεκτρονικά τιμολόγια. Το ηλεκτρονικό τιμολόγιο μεταβιβάζεται απευθείας στον πελάτη μέσω ηλεκτρονικής διαδικασία δηλ. μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μέσω ενός ασφαλούς συνδέσμου ή παρόχου υπηρεσιών διαδικτύου η να διατίθεται και να είναι προσβάσιμο για τον πελάτη μέσω διαδικτυακής πύλης ή οποιασδήποτε άλλης μεθόδου.(π.χ. τιμολόγιο που θα εκδοθεί με μέσω λογιστικού λογισμικού, θα εκτυπωθεί και θα αποσταλεί στον πελάτη μέσω συμβατικού ταχυδρομείου ή δια χειρός δεν είναι ηλεκτρονικό τιμολόγιο. Αντίθετα αν ένα χειρόγραφο τιμολόγιο σαρωθεί και αποσταλεί στο πελάτη με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αποτελεί ηλεκτρονικό τιμολόγιο).
• Υπόκειται στην αποδοχή του λήπτη: Η αποδοχή μπορεί να είναι επίσημη ή ανεπίσημη ή να γίνεται με σιωπηρό τρόπο π.χ. εξόφληση του τιμολογίου που αποδεικνύει την λήψη των αγαθών ή υπηρεσιών. Η αποδοχή του ηλεκτρονικού τιμολογίου μπορεί να προκύπτει και από σύμβαση που οι συμβαλλόμενοι υπογράφουν ή από την αποδοχή των όρων που αναγράφονται σε ηλεκτρονικές πλατφόρμες και σε κανάλια ηλεκτρονικών πωλήσεων (e-shops).
• Η αυθεντικότητα, ακεραιότητα και αναγνωσιμότητα: με το άρθρο 15 του Ν. 4308/2014 που αναφέρεται στα ΕΛΠ απαιτείται να διασφαλίζεται από το χρόνο της έκδοσης του έως της λήξης της περιόδου διαφύλαξης του. Τα χαρακτηριστικά αυτά διασφαλίζονται από τον εκδότη με τρόπο που εκείνος επιλέγει (άρθρο 233 της οδηγίας 2006/112/EK που έχει ενσωματωθεί στο άρθρο 15 των ΕΛΠ).

• Αυθεντικότητα: όπως αναφέρεται στο παράρτημα Α των ΕΛΠ, νοείται η διασφάλιση της ταυτότητας του εκδότη του τιμολογίου.
• Ακεραιότητα περιεχομένου λογιστικού στοιχείου: σύμφωνα με τον ορισμό του παραρτήματος Α των ΕΛΠ νοείται ότι το περιεχόμενο ενός λογιστικού στοιχείου (π.χ. τιμολογίου) δεν έχει αλλοιωθεί, σε σχέση με ό,τι απαιτείται από τον Ν. 4308/2014 περί ΕΛΠ ή με ότι καθορίσθηκε από τον εκδότη του. Ένα τιμολόγιο χαρακτηρίζεται από ακεραιότητα όταν κατά την έκδοση περιέχει όλα τα στοιχεία που απαιτούνται από τα ΕΛΠ και το περιεχόμενο αυτό δεν έχει αλλοιωθεί μεταγενέστερα.
• Αναγνωσιμότητα: η εμπλεκόμενη οντότητα πρέπει να εξασφαλίζει με οποιοδήποτε τρόπο το περιεχόμενο του τιμολογίου είναι σε μορφή που μπορεί να διαβασθεί, χωρίς να απαιτείται υπερβολική διερεύνηση ή ερμηνεία. Η δυνατότητα αυτή θα πρέπει να διατηρείται για όλο το απαιτούμενο χρονικό διάστημα φύλαξης των στοιχείων.

Κάθε οντότητα οφείλει να εφαρμόζει τα κατάλληλα στις περιστάσεις μέτρα διασφάλισης της αυθεντικότητας της προέλευσης, της ακεραιότητας του περιεχομένου και της αναγνωσιμότητας του τιμολογίου. Αυτό μπορεί να επιτυγχάνεται με οποιεσδήποτε δικλίδες της οντότητας δημιουργούν αξιόπιστη και ελέγξιμη αλληλουχία (αλυσίδα) τεκμηρίων που συνδέουν κάθε τιμολόγιο με την σχετική προμήθεια αγαθών ή παροχή υπηρεσιών και αντίστροφα.

Στη παράγραφο 3 του άρθρου 15 αναφέρονται ενδεικτικά οι ποιο συχνά χρησιμοποιούμενοι τρόποι:

• Χρήση προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής που έχει δημιουργηθεί από έναν μηχανισμό δημιουργίας ασφαλών ηλεκτρονικών υπογραφών και στηρίζεται σε πιστοποιητικό εγκεκριμένου φορέα, σύμφωνα με τα οριζόμενα στις διατάξεις του π.δ.150/2001 (Α΄125).
• Ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων (EDI), όπως αυτή ορίζεται στο άρθρο 2 της σύστασης 1994/820/ΕΚ της Επιτροπής, της 19ης Οκτωβρίου 1994 (Επίσημη Εφημερίδα Ε.Κ. EL 388/28.12.1994), εφόσον η συμφωνία σχετικά με αυτήν την ανταλλαγή προβλέπει τη χρησιμοποίηση διαδικασιών που εγγυώνται τη γνησιότητα της προέλευσης και την ακεραιότητα των δεδομένων.
• Εκκαθάριση συναλλαγών πωλήσεων μέσω ενός παρόχου υπηρεσιών πληρωμών που τελεί υπό την εποπτεία της Τράπεζας της Ελλάδος, σύμφωνα με το ν. 3862/ 2010.
• Χρήση των φορολογικών ηλεκτρονικών μηχανισμών, σύμφωνα με τις παραγράφους 8 και 9 του άρθρου 12.

Η διασφάλιση των ανωτέρω δύναται να γίνει μέσω της χρήσης ηλεκτρονικής πλατφόρμας (portal) η οποία διασφαλίζει την αδιάληπτη επικοινωνία μεταξύ εκδότη και παραλήπτη για την επιβεβαίωση του χρόνου έκδοσης, του περιεχομένου και της διαφύλαξης του εκδιδόμενου τιμολογίου.

Για την διασφάλιση της αυθεντικότητας προέλευσης, μεταξύ των άλλων:

• Ο προμηθευτής πρέπει να είναι σε θέση να διασφαλίζει ότι το τιμολόγιο εκδόθηκε πράγματι από τον ίδιο ή στο όνομα του και εκ μέρους του (σε περιπτώσεις τιμολόγησης από τρίτους). Αυτό μπορεί να επιτευχθεί με την τήρηση ενός αντιγράφου του τιμολογίου στα λογιστικά έγγραφα. Εάν πρόκειται για αυτοτιμολόγηση ή εάν το τιμολόγιο εκδίδεται από τρίτον, αυτό μπορεί να αποδειχθεί μέσω δικαιολογητικών εγγράφων.
• Ο λήπτης των αγαθών ή υπηρεσιών (πελάτης) πρέπει να είναι σε θέση να διασφαλίζει ότι το τιμολόγιο που ελήφθη προέρχεται από τον προμηθευτή ή τον εκδότη του τιμολογίου. Δηλαδή, ο λήπτης πρέπει να εφαρμόζει τις κατάλληλες δικλίδες για να διασφαλίζει την αυθεντικότητα προέλευσης (ότι δηλαδή ο αναφερόμενος προμηθευτής έχει πραγματοποιήσει την παράδοση αγαθών ή υπηρεσιών) και επιπλέον πρέπει να διασφαλίζει την ταυτότητα του εκδότη.

Οι αναφερόμενοι στην παράγραφο 3 του άρθρου 15 των ΕΛΠ τρόποι διασφάλισης της αυθεντικότητας της προέλευσης και της ακεραιότητας του περιεχομένου του τιμολογίου ισχύουν αναλογικά και για τις συναλλαγές με ιδιώτες, για τις οποίες δύνανται να αποστέλλονται ηλεκτρονικά τα αντίτυπα των φορολογικών στοιχείων που προορίζονται για αυτούς, υπό τον όρο της αποδοχής του τρόπου αυτού αποστολής, με έντυπο ή ηλεκτρονικό τρόπο, από τους λήπτες τους (ιδιώτες).

Η διακίνηση των εμπορευμάτων δύναται να καλύπτεται με ηλεκτρονικό τιμολόγιο αρκεί, σε ενδεχόμενο έλεγχο κατά την διακίνηση, να είναι εφικτό να α) αποδεικνύεται ο χρόνος έκδοσης του τιμολογίου και β) να γίνεται αναγνώσιμο σε με κάθε πρόσφορο μέσο (ταμπλέτα, κινητό τηλέφωνο κτλ).