3+1 λόγοι για να αλλάξετε ERP
3+1 λόγοι για να αλλάξετε ERP
Πολλές φορές οι πελάτες μας που έρχονται σε καθημερινή επαφή μαζί μας θέτουν αυτό το απλοϊκό ερώτημα. Γιατί θα πρέπει να αλλάξω εμπορική διαχείριση (ERP); Τι θα κερδίσω;
1. Διαδικασίες που βρίσκονται εκτός
Ένας από τους βασικούς λόγους για τους οποίους μια επιχείρηση θα πρέπει να σκεφτεί την υιοθέτηση ενός νέου συστήματος ERP για την εμπορική διαχείριση είναι ο αριθμός των εταιρικών διαδικασιών που βρίσκονται εκτός του κεντρικού πληροφοριακού συστήματος. Τις περισσότερες φορές οι διαδικασίες αυτές αποτυπώνονται σε δεκάδες «Excel», μικρές περιφερειακές εφαρμογές ή ακόμη και χειρόγραφα. Συνήθεις διαδικασίες που βρίσκονται εκτός του κεντρικού συστήματος είναι ο πιστωτικός έλεγχος, ο έλεγχος των ταμειακών ροών, η οργάνωση πληρωμών και εισπράξεων, διαμόρφωση εμπορικής πολιτικής, κοστολόγηση προιόντων και υπηρεσιών, διαδικασίες υποστήριξης πελατών, διαδικασίες πρόβλεψης και αναπλήρωσης αποθεμάτων κ.ο.κ. Ως αποτέλεσμα υπάρχουν εντός της εταιρείας «νησίδες πληροφόρησης» ασύνδετες μεταξύ τους και φυσικά χωρίς συμπαγή οργανωτικά χαρακτηριστικά.
Στις περιπτώσεις των παλαιότερων εμπορικών εφαρμογών (ή και κάποιων νεότερων) οι δυνατότητες ενός ERP περιορίζονταν στα στενά όρια των φοροτεχνικών υποχρεώσεων, της τιμολόγησης και της διαχείρισης της αποθήκης. Ωστόσο, σε μια σύγχρονη επιχείρηση υπάρχουν πλήθος διαδικασιών οι οποίες χρειάζονται παρακολούθηση με πιο συστηματικό τρόπο.
Ένα σύγχρονο ERP όχι μόνο ενσωματώνει τις βασικές λειτουργίες που χρειάζεται μια επιχείρηση για να λειτουργήσει αλλά παράλληλα παρέχει μια μεγάλη συλλογή εφαρμογών που καλύπτει σε μεγάλο βαθμό όλες τις ροές εργασίας μιας επιχείρησης. Μάλιστα, για κάθε ροή εργασίας υπάρχουν και οι προτεινόμενες λύσεις με την έννοια ότι είναι οι περισσότερο διαδεδομένες στην αγορά και γι’ αυτό θεωρούνται ως οι βέλτιστες πρακτικές (best practices) στην εμπορική διαχείριση.
2. Ενοποίηση τεχνολογιών
CRM + Enterprise Mobility + e-Commerce
Ένας δεύτερος αλλά εξίσου σημαντικός λόγος για τον οποίο μια επιχείρηση μπορεί να αξιολογήσει και να αλλάξει το ERP της είναι η ενοποίηση διάφορων τεχνολογιών. Ένα από τα βασικά χαρακτηριστικά των νεότερων συστημάτων είναι τα χαρακτηριστικά «εξωστρέφειας» τα οποία περιλαμβάνει. Ένα σύγχρονο ERP ενσωματώνει πλέον ένα σύστημα CRM και μάλιστα με τρόπο που στην πράξη δύσκολα μπορεί να μπει διαχωριστική γραμμή ανάμεσα στο τι είναι ERP και τι είναι CRM. Στην πράξη πρόκειται για εμπλουτισμό των ήδη υπαρχουσών λειτουργιών με νέα καινοτόμα χαρακτηριστικά και τεχνολογίες όπως είναι το CRM και το Εnterprise mobility. Αυτά τα χαρακτηριστικά έχουν μεταλλάξει σημαντικά την έννοια «γραφείο» και περιβάλλον εργασίας και συνεπώς και το σύγχρονο επιχειρείν. Έτσι, ενώ τα συστήματα ERP ξεκίνησαν για να καλύψουν εσωτερικές ανάγκες των επιχειρήσεων και πιο συγκεκριμένα την εμπορική διαχείριση, έχουν επεκταθεί πλέον και σε άλλες διαδικασίες όπως για παράδειγμα, Οργάνωση Πωλήσεων, 
Διαχείριση Κοινωνικών Δικτύων, Παρακολούθηση Ανταγωνισμού, Merchandising, Service, Marketing κ.ο.κ. Οι εξελιγμένες αυτές δυνατότητες των σύγχρονων συστημάτων ERP αποτελούν βασικό κριτήριο για την απόφαση να αλλάξει μια επιχείρηση το ERP σύστημά της. Σε πολλές περιπτώσεις υπάρχουν 2-3 ή και περισσότερες εφαρμογές σε μια επιχείρηση προκειμένου να καλύψει αυτές τις ανάγκες με αποτέλεσμα τον κατακερματισμό της πληροφορίας και την ύπαρξη παράλληλων συστημάτων που στην πράξη ποτέ δεν καταφέρνουν να δουλέψουν ως ένα ενιαίο και λειτουργικό σύστημα.
Τελευταία, η ενοποίηση περιλαμβάνει ακόμη και τις τεχνολογίες e-commerce στην εμπορική διαχείριση. Η ενοποίηση αυτή δίνει τεράστια οφέλη καθώς το Β2Β ή το B2C site αντλεί όλες τις πληροφορίες που σχετίζονται με είδη, πελάτες, παραγγελίες κ.τ.λ. αλλά και τους επιχειρηματικούς κανόνες όπως εμπορική πολιτική, τιμοκατάλογοι, εκπτώσεις αυτόματα και σε πραγματικό χρόνο από το ERP σύστημα, εξασφαλίζοντας ενημερωμένη και σωστή εικόνα του site της επιχείρησης, χωρίς πρόσθετο λειτουργικό κόστος.
3. Επιχειρηματική Ευφυΐα
Η “επιχειρηματική πληροφορία” τείνει να γίνει το πολυτιμότερο αγαθό μίας επιχείρησης. Οι επιχειρήσεις που μπορούν να διαχειριστούν σωστά τα δεδομένα τους έχουν συγκριτικό πλεονέκτημα έναντι εκείνων που δεν είναι σε θέση να διαχειριστούν σωστά τον μεγάλο όγκο πληροφοριών που διαθέτουν. Τα ERP συστήματα προηγούμενης γενιάς μπορούν να παράγουν τυπικές αναφορές με αναλυτικά ή συγκεντρωτικά στοιχεία, βασισμένα στα πρωτογενή δεδομένα που καταγράφουν. Τα συστήματα αυτά όμως, δεν μπορούν να υποστηρίξουν άμεσα τη λήψη
αποφάσεων για τη διοίκηση και εκ φύσεως δεν μπορούν να δώσουν απαντήσεις σε μια σειρά από ερωτήματα που χρειάζονται άμεσες απαντήσεις, δηλαδή να βοηθήσουν προς την κατεύθυνση γρήγορης υιοθέτησης στρατηγικών δράσεων. Έτσι λοιπόν ένα ERP θα πρέπει να περιλαμβάνει πλέον ένα σύνολο εργαλείων ανάλυσης της πληροφορίας και όχι μόνο παρουσίασης. Τέτοια εργαλεία αποτελούν συνήθως οι εταιρικοί δείκτες KPI’s, Dashboards, OLAP’s, Αdvanced Reports στατιστικής ανάλυσης κ.ο.κ.
Ο Ρόλος του Συνεργάτη
Όταν μια επιχείρηση καλείται να επιλέξει ή να αλλάξει ένα σύστημα ERP ταυτόχρονα καλείται να επιλέξει και συνεργάτη, την εταιρία πληροφορικής δηλαδή που θα αναλάβει την υλοποίηση του συστήματος. Όπως είπαμε ήδη, οι λειτουργίες ενός σύγχρονου συστήματος ERP αγκαλιάζουν κάθε πτυχή της επιχείρησης και επομένως οι τεχνικής φύσης ικανότητες δεν επαρκούν. Απαιτείται ταυτόχρονα επαρκής γνώση των εταιρικών
λειτουργιών, ικανότητα στη διαχείριση έργων και να υπάρχει μεθοδολογία από την εκκίνηση έως την παράδοση του Έργου. Σε πολλές περιπτώσεις η μεθοδολογία περιλαμβάνει και την αναδιοργάνωση κάποιων διαδικασιών καθώς η υιοθέτηση ενός ERP δεν σχετίζεται μόνο με προγράμματα και εγκαταστάσεις αλλά σε πολλές περιπτώσεις επιβάλλει εταιρικές αλλαγές στην οργάνωση και τις διαδικασίες. Αναπόφευκτα λοιπόν ο ρόλος του συνεργάτη ο οποίος θα μετέχει στην διαρκή βελτιστοποίηση και εξέλιξη της επιχείρησης είναι καθοριστικής σημασίας.
