Έξι (6) λάθη που πρέπει να αποφεύγονται στην υλοποίηση ενός ERP
Έξι (6) λάθη που πρέπει να αποφεύγονται στην υλοποίηση ενός ERP
Η υλοποίηση ενός συστήματος ERP είναι μεγάλη επένδυση σε χρήματα και ανθρώπινους πόρους καθώς απαιτεί από λίγες έως αρκετές χιλιάδες ευρώ και εκατοντάδες ανθρωποώρες για υλοποίηση και αφομοίωση από την επιχείρηση. Παρόλο που μια πετυχημένη εγκατάσταση μπορεί να βοηθήσει την επιχείρηση στην οργάνωση και στην περικοπή του κόστους των διαδικασιών της αντίθετα μια άσχημα σχεδιασμένη και εκτελεσμένη υλοποίηση μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα καθυστερήσεις, μειωμένη παραγωγικότητα και αυξημένα κόστη ακόμα και αποτυχία.
Στην Synectics έχοντας μακροχρόνια εμπειρία σε δεκάδες έργα ERP αποφασίσαμε να καταγράψουμε τους παράγοντες εκείνους που υπονομεύουν την επιτυχή εκτέλεση ενός έργου. Για να διασφαλίσουμε μια πετυχημένη υλοποίηση και να περιορίσουμε τυχόν αστοχίες περιγράφουμε παρακάτω 6 συνηθισμένα λάθη που συνήθως γίνονται καθώς και πως θα τα αποφύγουμε:
Λάθος #1: Κακός ή καθόλου σχεδιασμός έργου . Ο σχεδιασμός είναι η υπ’ αριθμόν ένα προτεραιότητά μας και απολύτως αναγκαίος αν θέλουμε να έχουμε μια επιτυχημένη υλοποίηση. Ο σχεδιασμός θα πρέπει να υπάρχει πριν η επιχείρηση ξεκινήσει την αξιολόγηση των υποψήφιων προμηθευτών. Έχει διαπιστωθεί ότι η απουσία σχεδιασμού σημαίνει ελλιπή γνώση των προβλημάτων που υπάρχουν ήδη στις διαδικασίες της επιχείρησης και κατά συνέπεια οδηγεί σε σύγχυση κατά την υλοποίηση. Για να το αποφύγουμε αυτό θα πρέπει να γίνει καταγραφή και ανάλυση των διαδικασιών και των πολιτικών που ακολουθούνται πριν από την επιλογή του ERP. Συνίσταται επίσης η σύσταση εσωτερικής ομάδας σχεδιασμού με εκπρόσωπο από τα διάφορα τμήματα της επιχείρησης (διοίκηση, πωλήσεις, λογιστήριο, αποθήκη, service κ.ο.κ.)
Λάθος #2: Κακή αξιολόγηση προμηθευτών ERP. Αρκετοί από τους πελάτες μας είχαν στο παρελθόν μια άσχημη εμπειρία καθώς έπεσαν θύματα του marketing μιας εταιρίας λογισμικού ή ενός πωλητή ο οποίος υποσχόταν τα πάντα και σε εξαιρετική τιμή. Όταν αργότερα ξεκινούσε η λειτουργία του συστήματος υπήρχε απουσία των προφανών, ελάχιστες δυνατότητες, περιορισμοί στην λειτουργικότητα με άμεση επίδραση στις λειτουργίες και στην αποτελεσματικότητα των διαδικασιών της επιχείρησης. Ως αποτέλεσμα η επιχείρηση είχε 1-2 χρόνια καθυστέρηση στην υιοθέτηση ενός ολοκληρωμένου συστήματος ERP και αρκετές χιλιάδες ευρώ ζημιά. Η συμβουλή μας σε αυτό είναι πάντα να ζητούνται τα ονόματα 2-3 εταιριών κατά προτίμηση από τον ίδιο κλάδο που ανήκει η επιχείρησή σας με τους οποίους να συνομιλήσετε να μετρήσετε τον βαθμό ικανοποίησής τους, τα προβλήματα που αντιμετώπισαν, τους χρόνους, βαθμό αφομοίωσης κ.ο.κ. Αν κάποιος υποψήφιος προμηθευτής αποφύγει τις συστάσεις θα ήταν καλύτερα για εσάς να τον εξαιρέσετε από τη λίστα υποψηφίων προμηθευτών.
Λάθος #3: Απουσία κατανόησης των βασικών χαρακτηριστικών. Σε αρκετές έρευνες μεταξύ χρηστών συστημάτων ERP περισσότεροι από τους μισούς δεν είχαν καθόλου καλή γνώση και κατανόηση των δυνατοτήτων του ERP που χρησιμοποιούσαν. Αυτό είναι αρκετά «περίεργο» αν αναλογιστεί κανείς τις χιλιάδες ευρώ που επενδύονται στα συστήματα ERP. Η άγνοια για τα βασικά χαρακτηριστικά του ERP που σκοπεύετε να προμηθευτείτε σημαίνει κατ’ επέκταση άγνοια για τις δυνατότητες αυτοματισμού ή ελέγχου μιας διαδικασίας άρα και ικανοποίησης των ιδιαίτερων αναγκών σας. Η αντιμετώπιση του προβλήματος γίνεται με την κατάρτιση μιας βασικής λίστας δυνατοτήτων και λειτουργικότητας / προιόν η οποία θα πρέπει να ξεκινήσει από τις παρουσιάσεις του κάθε λογισμικού και σταδιακά να αναθεωρείται με βάσει τις ανάγκες της επιχείρησης. Αυτός ο κατάλογος δυνατοτήτων θα βοηθήσει και στην υιοθέτηση – αφομοίωση του νέου συστήματος μετά την επιλογή. Στην Synectics επιδιώκουμε πολλές και επαναλαμβανόμενες παρουσιάσεις – demo καθώς και πολλές εκπαιδεύσεις κατά την υλοποίηση προκειμένου να ενθαρρύνουμε τους υποψήφιους πελάτες μας στην σύνταξη αυτής της λίστας ώστε να βλέπουν δυνατότητες και να αναγνωρίζουν τις ιδιαίτερες ανάγκες τους.
Λάθος #4: Σωστή εκτίμηση του χρόνου και πόρων. Υπάρχει μια τάση οι εταιρίες να υποτιμούν το χρόνο και τους ανθρώπινους πόρους που απαιτούνται για την υιοθέτηση ενός νέου ERP μερικές φορές και από τις διαβεβαιώσεις του πωλητή του λογισμικού. Έτσι δεν «ρίχνουν στην μάχη» τους ανθρώπους κλειδιά που θα πάρουν κρίσιμες αποφάσεις σε ζητήματα αξιολόγησης και υιοθέτησης διαδικασιών. Επιπλέον πολλές επιχειρήσεις αντιλαμβάνονται το έργο της υλοποίησης με «τεχνικό» τρόπο ως «εγκατάσταση» ενός ERP. Έτσι δεν ορίζονται οι βασικοί συμμετέχοντες από όλες τις οργανωτικές δομές τις επιχείρησης όχι μόνο της διοίκησης ή της μηχανογράφησης. Ως αποτέλεσμα εκτός από τον κακό και ελλιπή σχεδιασμό πολλές φορές να έχουμε και εσωτερικές αντιστάσεις στο τελικό στάδιο εφαρμογής όπως και απροθυμία στην λειτουργία του. Αντίθετα έχουμε τεράστιο όφελος από την συμμετοχή ανθρώπων – κλειδιών που μετέχουν στην διαδικασία σχεδιασμού από την αρχή της υλοποίησης.
Λάθος #5: Ορισμός προτεραιοτήτων. Όταν υλοποιούμε ένα ERP είναι πολύ σημαντικό να αποφεύγουμε τις πολλές ταυτόχρονες εργασίες. Γενικά υπάρχουν καθυστερήσεις όταν οι άνθρωποι είναι αναγκασμένοι να εργάζονται ταυτόχρονα σε παραπάνω από ένα θέματα. Επομένως η κατάρτιση μιας λίστας προτεραιοτήτων είναι απολύτως απαραίτητη καθώς εκτός από τον καθορισμό της λήξης κάθε μιας εργασίας δίνει στην διοίκηση και μια εικόνα των θεμάτων που πρέπει να επιλυθούν ανά προτεραιότητα. Ο καθορισμός προτεραιοτήτων είναι η πρώτη βασική δουλειά και θα πρέπει να γίνεται από κοινού με την επιχείρηση στην έναρξη αλλά και την πορεία μιας υλοποίησης και φυσικά αποτελεί αναπόσπαστο κομμάτι στη διοίκηση του έργου.
Λάθος #6: Κακή εκπαίδευση. Ένας από τους συνηθέστερους λόγους αποτυχίας ενός ERP είναι η κακή εκπαίδευση. Η εκπαίδευση θα πρέπει να αποτελεί το λιγότερο το 20% του χρόνου υλοποίησης του νέου συστήματος. Ωστόσο πολλές εταιρίες πληροφορικής το αποφεύγουν καθώς αυξάνει τα κόστη τους. Έτσι οι χρήστες δεν εξοικειώνονται αρκετά με την εφαρμογή και αυτό έχει ως αποτέλεσμα κακή χρήση γκρίνια και δυσπιστία. Aν η εκπαίδευση δεν είναι στην πρώτη λίστα προτεραιοτήτων όχι μόνο στην εκκίνηση λειτουργίας αλλά και στην συνέχεια τότε θα έχουμε καταφέρει να λειτουργούμε ένα πανάκριβο Excel.
Με χαρά, θα είμαστε στη διάθεση όποιων ενδιαφέρονται να ενημερώσουμε ή να συμβουλεύσουμε ως προς τι είναι ιδανικό τις δικές τους ανάγκες. Μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας ώστε να σας συμβουλεύσουμε δωρεάν και να σας δώσουμε περισσότερες πληροφορίες.
