Θέρμη Σερρών

Η Άποψη της ΘΕΡΜΗΣ :

Ιωάννης Μυλωνάκης, CEO
Στέλιος Ανδρέου, CFO
«Η εταιρεία μας αποφάσισε να κάνει ένα μεγάλο άλμα και να επενδύσει σε μια σύγχρονη τεχνολογική λύση μέσω της οποίας θα μπορούσε να γνωρίζει την παρεχόμενη ποσότητα θερμότητας ανά κτίριο και φυσικό πρόσωπο. Αναζητούσαμε ένα ERP το οποίο θα μπορούσε να αφομοιώσει ικανοποιητικά τις ιδιαίτερες ανάγκες μας και φυσικά μια ομάδα που να μπορεί να τις αναγνωρίζει.

Μετά από αξιολόγηση επιλέχθηκε η Synectics ως η εταιρεία που θα μπορούσε να υλοποιήσει τα φιλόδοξα σχέδια της εταιρείας και να ικανοποιήσει επαρκώς τις απαιτήσεις της.

Σήμερα μετά από ένα περίπου χρόνο συνεργασίας ως Διοίκηση νοιώθουμε απόλυτα δικαιωμένοι από την επιλογή μας.

Έχουμε χτίσει μια σχέση εμπιστοσύνης και αλληλοκατανόησης και συνεργαζόμαστε στη βάση του μαζί κερδίζουμε (win – win)»

Λίγα λόγια για την Θέρμη Σερρών

Η Εταιρεία ιδρύθηκε το 2000 με την επωνυμία «ΘΕΡΜΗ ΣΕΡΡΩΝ ΑΝΩΝΥΜΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ ΣΥΜΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ΗΛΕΚΤΡΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΘΕΡΜΟΤΗΤΑΣ» με διακριτικό τίτλο «ΘΕΡΜΗ ΣΕΡΡΩΝ Α.Ε.»

Είναι μέλος του ομίλου ΙΤΑ GROUP που δραστηριοποιείται στο χώρο των ανανεώσιμων πηγών ενέργειας με μια σειρά πρωτοποριακών έργων που συνδέουν την ενέργεια με την πρωτογενή παραγωγή, την Αιολική ενέργεια με την αφαλάτωση και έργα συμπαραγωγής ηλεκτρισμού και θερμότητας.

Η εταιρεία ασχολείται με την συμπαραγωγή ηλεκτρικής ενέργειας και θερμότητας. Την θερμότητα την διαθέτει μέσω ιδιόκτητου δικτύου αγωγών στα κτήρια της πόλης των Σερρών (Τηλεθέρμανση) ενώ την παραγομένη ηλεκτρική ενέργεια τροφοδοτεί στο Εθνικό σύστημα μεταφοράς ενέργειας.

Η έδρα της εταιρείας είναι στην Αττική στο Δήμο Γλυφάδας και οι εγκαταστάσεις του εργοστασίου είναι στη περιοχή των Σερρών.

Προκλήσεις

Η σημαντικότερη πηγή απώλειας εσόδων σε ένα πάροχο θερμότητας με χιλιάδες πελάτες, είναι ό,τι ένα πολύ μεγάλο ποσοστό των λογαριασμών  που δεν εξοφλούνται εμπρόθεσμα, δεν εξοφλούνται ποτέ.

Έτσι έπρεπε να δημιουργηθεί μία ολοκληρωμένη διαδικασία που αφενός  θα ελαχιστοποιούσε τον χρόνο τιμολόγησης από την στιγμή που γίνεται η μέτρηση κατανάλωσης και αφετέρου  θα έδινε εργαλεία για την στοχευμένη και γρήγορη είσπραξη των λογαριασμών που ωριμάζουν επικίνδυνα.

Η παρακολούθηση αυτών των στοιχείων είναι κομβικής σημασίας διότι αναφερόμαστε σε θερμαντική περίοδο που αν παρέλθει χωρίς να εισπράξεις την απαίτηση είναι δύσκολο να πραγματοποιηθεί σε επόμενη περίοδο.

Δεδομένου του ότι πρόκειται για υπηρεσίες κοινής ωφέλειας (utilities) και του δυσμενούς οικονομικού περιβάλλοντος τα όποια μέτρα αναγκαστικής εκτέλεσης για την είσπραξη των απαιτήσεων αποβαίνουν εις βάρος του κοινωνικού προφίλ της εταιρείας.

Λόγω του ότι το όλο επιχείρημα αφορά παροχή υπηρεσιών κοινής ωφέλειας με την χρήση πόρων του περιβάλλοντος (καύση φυσικού αερίου) η εταιρεία υποχρεούται να υποβάλει προς τις ρυθμιστικές αρχές αναφορές ως προς την ορθή χρήση των πόρων και την ίση μεταχείριση των πελατών.

Η όλη διαδικασία στηρίζεται σε λήψη ασύρματων μετρήσεων και εισαγωγή αυτών στο πληροφοριακό σύστημα με αυτοματοποιημένη διαδικασία πιστοποιημένη κατά ISO 27000.

Υλοποίηση

Η υλοποίηση βασίστηκε στην αρχή της ολοκληρωμένης καταχώρησης της πληροφορίας και την δημιουργία  άμεσης (online) ολοκληρωμένης  πληροφόρησης (Integrated Reporting).

Δημιουργήθηκαν έξυπνα εργαλεία μαζικής καταχώρησης πληροφοριών ( Business intelligence tools, ΕΜΙs).

  • Παρακολούθηση – προγραμματισμός όλου του κύκλου των τεχνικών εργασιών με αναθέσεις  στους αντίστοιχους πόρους της εταιρείας όπως:
    • Επισκευές εξοπλισμού on site.
    • Διαδικασίες για τον προγραμματισμό των αντικαταστάσεων των μπαταριών των μετρητών, βάσει της διάρκειας ζωής της κάθε μπαταρίας. Η άρτια λειτουργία των μετρητών καθορίζει την γρήγορη συλλογή των μετρήσεων στο τέλος κάθε μήνα.  Οι τεχνικοί συλλέγουν ασύρματα τις μετρήσεις των διαμερισμάτων του κτιρίου, κρατώντας απλώς μίας κατάλληλη συσκευή έξω από αυτό.

 

  • Υλοποίηση προηγμένων διαδικασιών για το τμήμα εισπράξεων:
    • Διαχείριση πάγιων εντολών προς τράπεζες. Αυτοματοποιημένη λειτουργία ενημέρωσης των τραπεζών για τις περιοδικές πάγιες εντολές. Οι καταναλωτές που είναι ενταγμένοι σε αυτή τη διαδικασία δικαιούνται πρόσθετη έκπτωση στον λογαριασμό τους. Οι επιτυχημένες πάγιες εντολές εισάγονται αυτόματα στην εφαρμογή.
    • Δημιουργία κωδικού πληρωμής e-banking. Ο κωδικός πληρωμής που αναγράφεται στον μηνιαίο λογαριασμό, έχει δημιουργηθεί με αλγόριθμο εντός του Entersoft, βάσει  των προδιαγραφών από τις συνεργαζόμενες τράπεζες.
    • Αυτοματισμοί που αναθέτουν σε πόρους της εταιρείας εντολές για ενέργειες που αφορούν σε ενοικιαστές που καθυστερούν συστηματικά τις πληρωμές τους.

 

  • Δεκάδες Business Intelligence αναφορές. Ενδεικτικά:
    • Κατανάλωση θερμότητας ανά μήνα σε σχέση με τις βαθμοημέρες της πόλης των Σερρών. Οι βαθμοημέρες θέρμανσης είναι ένα μέτρο του πόσους βαθμούς και για πόσες μέρες, η εξωτερική θερμοκρασία είναι χαμηλότερη από μία βασική θερμοκρασία άνεσης του εσωτερικού χώρου.
    • Ενηλικίωση υπολοίπων ανά πρόσωπο, με έμφαση στα παλαιά ανοικτά υπόλοιπα που προέρχονται από επισφαλείς κατηγορίες καταναλωτών.
    • Απολογισμός σε σχέση με τον προϋπολογισμό πωλήσεων – καταναλώσεων.

Συνοπτικά Οφέλη

Τα οφέλη από την υιοθέτηση του συστήματος ήταν άμεσα από τις πρώτες ημέρες λειτουργίας και αφορούσαν σε όλο το κύκλωμα διανομής της εταιρίας. Συγκεκριμένα:

  • Χαρτογράφηση των πολυκατοικιών και των διαμερισμάτων της πόλης των Σερρών μέσα στο ERP. Κάθε διαμέρισμα είναι ένας πελάτης ή ένας δυνητικός πελάτης. Όλες οι ενέργειες marketing και υποστήριξης πελατολογίου, γίνονται πλέον μέσα από μια ενοποιημένη πλατφόρμα.
  • Μηδενικός χρόνος εισαγωγής των μετρήσεων κατανάλωσης με αυτοματοποιημένη διαδικασία από τα ασύρματα τερματικά στην εφαρμογή.

 

  • Επιτάχυνση της διαδικασίας έκδοσης λογαριασμών. Με μερικά κλικ, οι μετρήσεις μετασχηματίζονται σε χιλιάδες λογαριασμούς κατανάλωσης.
  • Διασύνδεση με τα ΕΛΤΑ. Οι λογαριασμοί μέσω αυτοματισμού κοινοποιούνται στα ΕΛΤΑ, τυπώνονται και αποστέλλονται στους πελάτες εντός λίγων ημερών.
  • Παράλληλη ενημέρωση των καταναλωτών μέσω sms, για την αξία του λογαριασμού τους, λίγες ώρες από την έκδοσή του.
  • Παρακολούθηση εισπράξεων ανά ένοικο και ενηλικίωση του υπολοίπου του ανά θερμαντική περίοδο.