Η Κουλτούρα του Project Management

Κοιτάζοντας τα ποικίλα ιστορικά στάδια στην εξέλιξη του ανθρώπου, παρατηρούμε τη συνεχή και προοδευτική του πορεία. Από τη Νεολιθική Εποχή μέχρι το Σήμερα και από την οικονομία της παράδοσης μέχρι την οικονομία των δικτύων (με ενδιάμεσα στάδια την οικονομία του εξαναγκασμού & την οικονομία της αγοράς) η θέση του ατόμου στην κοινωνία αλλάζει, αναδιαμορφώνεται και επανακαθορίζεται. Άλλωστε η μελέτη της σύγχρονης ιστορίας είναι η μελέτη της αλλαγής.

Αυτό που σίγουρα μας κεντρίζει το ενδιαφέρον είναι ο τρόπος με τον οποίο ο άνθρωπος πραγματοποίησε αυτή την προοδευτική εξέλιξη και ο τρόπος που οργάνωσε τις υποθέσεις του και αναγνώρισε το περιβάλλον του. Πως δηλαδή έθεσε τους στόχους, έβαλε τις προτεραιότητες, σχεδίασε τη στρατηγική, διαχειρίστηκε τις διαδικασίες, δημιούργησε τα εργαλεία, προγραμμάτισε τις εργασίες, οργάνωσε την παραγωγή, εκτέλεσε το πλάνο και τελικά έφτασε στην υλοποίηση ενός έργου.

Με τα παραπάνω λόγια περιγράψαμε αδρομερώς το ρόλο ενός Project Manager, αν και τις επιστημονικές βάσεις στο συγκεκριμένο πεδίο τις έθεσε ο Henry Gantt και ο Frederick Taylor με το Scientific Management. Τι είναι όμως ο Project Manager και ποιος ακριβώς είναι ο ρόλος του; Αποτελεί ένα χρήσιμο εργαλείο για τις σύγχρονες επιχειρήσεις; Αφορά μόνο τον επιχειρηματικό κόσμο ή και τον ίδιο τον κοινωνικό ιστό και το συλλογικό σώμα;

Σύμφωνα με τον ορισμό του “Project Management Institute” που δημιουργήθηκε το 1969 στην Αμερική και δραστηριοποιείται σε 207 χώρες “Ο Project Manager είναι παράγοντας αλλαγής. Καθιστά τους στόχους του έργου του δικούς του και χρησιμοποιεί τις δεξιότητές του και την εμπειρογνωμοσύνη του για να εμπνεύσει μια αίσθηση κοινού ενδιαφέροντος μέσα στην ομάδα του έργου. Απολαμβάνει την οργανωμένη αδρεναλίνη των νέων προκλήσεων και την ευθύνη για την οδήγηση των αποτελεσμάτων της επιχείρησης. Δουλεύει καλά υπό πίεση και νοιώθει άνετα με την αλλαγή και την πολυπλοκότητα σε δυναμικά περιβάλλοντα. Ο διαχειριστής του έργου καλλιεργεί τις ικανότητες των ανθρώπων που απαιτούνται για την ανάπτυξη εμπιστοσύνης και επικοινωνίας μεταξύ όλων των ενδιαφερομένων μερών. Διαθέτει ένα ευρύ και ευέλικτο σύνολο εργαλείων τεχνικών, που επιλύει σύνθετες, αλληλεξαρτώμενες δραστηριότητες σε εργασίες και υποεργασίες που τεκμηριώνονται, παρακολουθούνται και ελέγχονται.” 

Συνεπώς, μπορούμε να πούμε πως ο υπεύθυνος ενός έργου δεν αρκεί να διαθέτει μόνο τεχνικές δεξιότητες επί του γνωστικού αντικειμένου, αλλά πρέπει να αναπτύξει και να αξιοποιήσει Soft Skills όπως επικοινωνιακές, γραπτές και προφορικές δεξιότητες, υπευθυνότητα, ευελιξία, αναλυτική σκέψη, εξωστρέφεια, αντοχή και αποφασιστικότητα.

             “Χαρακτηριστικά Project Manager“

Ηγεσία

Κριτική σκέψη

Διαπραγματευτικές ικανότητες 

Τεχνική αρτιότητα

Ακρίβεια & προσοχή στη λεπτομέρεια

Επικοινωνιακό χάρισμα

Δεξιότητες στη διαχείριση του χρόνου

Γενικές γνώσεις επί επιχειρηματικών πρακτικών

Ικανότητα επίλυσης προβλημάτων

Γνώση Συμπεριφορικών μοντέλων

Δημιουργικότητα

Υπάρχει όμως σίγουρη συνταγή επιτυχίας και αποδοτικός οδικός χάρτης για την αποτελεσματική διαχείριση ενός έργου; Αν ο σύγχρονος επιχειρηματίας, ως υπεύθυνος και διαχειριστής του έργου, λειτουργήσει ενσωματώνοντας τα νέα δεδομένα και αν ολοκληρώσει το έργο σε συγκεκριμένο χρόνο και κόστος τότε θα δημιουργηθούν ικανές προϋποθέσεις για ποιοτικό αποτέλεσμα και παραγωγή αξίας.

Με ποιους τρόπους βοηθάει το Project Management;

Καθιστά ταχύτερες τις διαδικασίες

Αξιοποιεί αποτελεσματικά το ανθρώπινο δυναμικό

Ελέγχει τα χρονοδιαγράμματα

Διασφαλίζει την τήρηση του προϋπολογισμού

Εξοικονομεί πόρους

Επιλύει διαφορές και συγκρούσεις

Καθιερώνει κοινό κώδικα επικοινωνίας

Καθοδηγεί και διευθύνει με σαφείς οδηγίες

Χρησιμοποιεί λογισμικό διαχείρισης έργων

Εντοπίζει επιχειρηματικές ευκαιρίες

Υιοθετεί καλές πρακτικές

Οδηγεί σε ποιοτικότερα αποτελέσματα

Με λίγα λόγια ο Project Manager οργανώνει με τέτοιο τρόπο τις σύνθετες διαδικασίες ενός έργου, ώστε να επιτύχει τα μέγιστα δυνατά αποτελέσματα με το μικρότερο δυνατό κόστος.

Project Management: Φορέας ανάπτυξης

Η Ελληνική πραγματικότητα αναγκάζει τις επιχειρήσεις να προσαρμοστούν στις αντίξοες συνθήκες της αγοράς και να βρουν τρόπους εξοικονόμησης κόστους και βελτιστοποίησης των πόρων τους.

Ο Project Manager καλείται να διαχειριστεί αποτελεσματικά τα έργα που έχει αναλάβει, να προβλέψει αστοχίες – κινδύνους και να εντοπίσει πιθανές επιχειρηματικές ευκαιρίες. Η σύγχρονη επιχειρηματική πρακτική ακολουθεί δομές βασισμένες σε Projects και Team Management λύσεις, αποστασιοποιούμενη από την παραδοσιακή ιεραρχική οργανωτική δομή. Τα τελευταία χρόνια, οι Start-Up εταιρείες όχι μόνο αυξάνονται σε αριθμό αλλά διεκδικούν συνεχώς και μεγαλύτερο μερίδιο στις αγορές. Οι επενδυτικές ευκαιρίες που είναι διαθέσιμες είναι εξαιρετικά σημαντικές και στα επόμενα χρόνια αναμένεται να επενδυθούν περισσότερα από 500€ στις ελληνικές νεοφυείς επιχειρήσεις, μέσω εθνικών, ευρωπαϊκών και ιδιωτικών πόρων. (πηγή: Startup.gr 2019 – https://www.startup.gr/epikairotita/9630-startups-in-greece-2018-ti-allaxe-fetos-sto-elliniko-oikosystima-epicheirimatikotitas/)

Βεβαίως, το Project Management δεν είναι προσόν μόνο των νεοφυών επιχειρήσεων, καθώς βλέπουμε πως όλο και περισσότερες μεγάλες εταιρείες και όμιλοι παγκοσμίως, χρησιμοποιούν Project Management Tools για να οργανώσουν αποτελεσματικότερα τα έργα τους.

Τα έργα μέσα σε μια επιχείρηση ποικίλουν και σε αριθμό αλλά και σε σύνθεση. Με αυτό τον τρόπο δημιουργείται ένα ενιαίο Project Portfolio που αποτελείται από διάφορα προϊόντα ή υπηρεσίες που λειτουργούν είτε μονομερώς είτε σε επίπεδο αλυσίδας για την παραγωγή του τελικού προϊόντος.

                                  Τεχνικά Στοιχεία Project Management – Ορολογία

Κύκλος Ζωής Project – Τα διαδοχικά στάδια του έργου.

Μελέτη Σκοπιμότητας – Project Control Charts με γραφική απεικόνιση δεδομένων

Project Management Information Systems – PMIS Πληροφοριακά συστήματα διαχείρισης έργων

CPM – Critical Path Model – Διαδικασία ελέγχου του έργου με τη μέθοδο ανάλυσης της κρίσιμης διαδρομής

Μέθοδος PERT – Program Evaluation Review Technique – Μέθοδος για τη διαδικασία υλοποίησης και ανάλυσης ενός έργου

Διάγραμμα GANTT – Γραμμικό διάγραμμα χρονικού προγραμματισμού

Project Libre – Λογισμικό Διαχείρισης Έργου

Με λίγα Λόγια

Κάθε έργο είναι μια διαρκής άσκηση ποιότητας. Συγκροτείται στη βάση ενός στόχου που επιχειρεί να αυξήσει το ποιοτικά παραγόμενο έργο μέσω της μείωσης των σφαλμάτων και λειτουργεί μέσα σε ένα περιορισμένο πλαίσιο πόρων και χρόνου.

Ένας Project Manager καθοδηγεί την αλλαγή και τις διαδικασίες. Εξασφαλίζει πως το έργο θα παραδοθεί στο σωστό χρόνο, στο συμφωνημένο κόστος και με τα βέλτιστα ποιοτικά χαρακτηριστικά. Η επιχείρηση διαθέτει ένα ολοκληρωμένο σχέδιο δράσης με προμελετημένα στάδια ελέγχου, υλοποίησης και αξιολόγησης και είναι διαρκώς προετοιμασμένη στις νέες συνθήκες που μπορεί να προκύψουν. Τα πλεονεκτήματα συνεπώς είναι πολλά, αρκεί να υπάρχει η κατάλληλη επιχειρηματική κουλτούρα και εκπαίδευση των στελεχών που θα διαχειριστούν τα έργα.